Documenti da conservare per sempre

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Creare regole di conservazione personalizzate per conservare i dati con determinate condizioni per il periodo di tempo specificato. D’altra parte, se è necessario conservare tutti i dati di un servizio in tutti gli account con licenza dell’organizzazione per un certo periodo di tempo, è più conveniente impostare una regola di conservazione predefinita. Le regole di conservazione personalizzate prevalgono sempre su quelle predefinite, anche se hanno un periodo di conservazione più breve.

Se si applicano regole di conservazione personalizzate alle unità organizzative, esse influiscono sui file che appartengono agli utenti di tale unità organizzativa. Inoltre, influiranno sui file che sono stati condivisi direttamente con questi utenti o sui file appartenenti alle unità condivise che sono state condivise direttamente con loro, indipendentemente dal fatto che siano o meno membri di tali unità.

Se una regola è configurata in modo che i file vengano eliminati alla fine del periodo di conservazione, Vault elimina solo i file di proprietà degli utenti di quell’unità organizzativa. I file condivisi da utenti esterni all’unità organizzativa non vengono eliminati.

Come possiamo proteggere i nostri documenti dal deterioramento dovuto al passare del tempo? Possiamo davvero farlo? Sappiamo tutti che nulla dura per sempre, ma facendo la nostra parte possiamo garantire che i documenti che custodiamo siano mantenuti in buone condizioni per un lungo periodo di tempo.

Esistono molti modi per archiviare e conservare i documenti. L’importante è trovare quello che meglio si adatta al tipo e al formato del documento, alle vostre esigenze e, naturalmente, al vostro budget.

Tutti i contenitori che utilizzeremo per la conservazione dei documenti devono essere realizzati con materiali stabili o inerti, cioè inalterabili e che non reagiscono con i componenti chimici della carta o con gli altri elementi che compongono il documento (timbri, nastri, inchiostri, ecc.).

Sappiamo che l’acidità è contagiosa, quindi una cartella o una scatola di cartone acida può trasferire l’acidità ai documenti che contiene. Per questo motivo, il cartone delle scatole deve essere privo di acidi e chimicamente stabile. Se si tratta di opere d’arte, il cartone deve essere in cotone al 100%. Per la maggior parte degli oggetti cartacei da conservare a lungo termine, si consigliano contenitori in carta neutra o alcalina (pH 8,5 o superiore) e con un basso contenuto di lignina. La lignina è un elemento presente nelle piante, che conferisce rigidità al legno, ma indebolisce la pasta, favorendo l’acidità della carta.

I documenti importanti attestano il verificarsi di determinati eventi e sono utilizzati per documentare le transazioni finanziarie. Potreste averne bisogno in diversi momenti della vostra vita. Ad esempio, il certificato di nascita viene utilizzato per dimostrare l’età quando si inizia la scuola, per ottenere la patente di guida o per richiedere le prestazioni di sicurezza sociale. È anche necessaria ai parenti per ottenere un certificato di morte. I documenti finanziari sono la chiave della vostra situazione finanziaria, sono essenziali per aiutarvi a risparmiare sulle imposte sul reddito e forniscono un’indicazione dei vostri progressi finanziari nel corso della vita.

I documenti di valore possono essere classificati in due tipi: quelli che servono per l’uso quotidiano e quelli che servono occasionalmente. Esempi di documenti di valore frequentemente utilizzati sono la patente di guida, le carte di credito, la tessera di assicurazione sanitaria, i documenti del conto corrente bancario, la carta d’identità e documenti sanitari speciali, come quelli che indicano allergie, condizioni invalidanti e gruppo sanguigno. Esempi di documenti utilizzati occasionalmente sono i certificati di nascita, matrimonio e morte, gli atti notarili, le locazioni, i contratti, le polizze assicurative, i documenti militari, le sentenze di divorzio, i registri della previdenza sociale e i testamenti.