Documenti da conservare per 10 anni

Documenti da conservare per 10 anni

Per quanto tempo devono essere conservati i documenti ufficiali

In deroga alle disposizioni del paragrafo precedente, la procedura di controllo interno dell’ente obbligato può prevedere che la decisione sia preventivamente sottoposta all’esame dell’organo di controllo interno. In tal caso, l’organo di controllo interno adotterà la decisione a maggioranza e il senso e le ragioni del voto di ciascuno dei membri saranno espressamente registrati nel verbale.

Nei casi in cui la rilevazione della transazione derivi dalla comunicazione interna di un dipendente, agente o dirigente dell’ente, la decisione finale adottata in merito alla segnalazione o meno della transazione viene notificata all’informatore.

Prima dell’entrata in vigore del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR), i documenti contenenti dati personali di clienti, dipendenti o fornitori non avevano un termine di distruzione stabilito, ma dalla sua approvazione le aziende sono obbligate a stabilire una data a partire dalla quale questi documenti devono essere smaltiti in modo sicuro.

Normalmente tendiamo ad accumulare i documenti in cartelle nei nostri archivi aziendali e a distruggerli solo quando abbiamo bisogno di più spazio, ma per quanto tempo dovrebbero essere conservati i documenti di un’azienda?

Per rispondere a questa domanda dobbiamo affrontare documenti di diverse classificazioni: documenti aziendali, documenti fiscali, documenti tributari o altri documenti specifici contenenti dati riservati.

Prima dell’entrata in vigore del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR), altri documenti contenenti dati personali di clienti, dipendenti o fornitori non avevano un periodo di distruzione stabilito.

Tuttavia, dall’avvento del GDPR, le aziende sono obbligate a stabilire una data dopo la quale questi documenti devono essere distrutti in modo sicuro. Inoltre, l’azienda deve essere in grado di distruggere in modo sicuro i dati personali che accumula, su richiesta dell’interessato.

Con questa classificazione abbiamo cercato di rispondere alla domanda su quanto a lungo debbano essere conservati i documenti di un’azienda. Una volta raggiunta la data di scadenza dei documenti, è meglio affidarsi a un servizio di triturazione riservato per distruggere i file in modo sicuro.

Pertanto, se un’azienda viene indagata dall’amministrazione, quest’ultima chiederà una serie di documenti che l’azienda deve aver conservato per poterli fornire. Ma questo sarà possibile solo se verranno applicate procedure e tecniche di gestione dei documenti, sia in formato cartaceo che elettronico. Va ricordato che il formato elettronico sta gradualmente guadagnando terreno, soprattutto dopo la promozione dell’amministrazione elettronica. Il caso della fatturazione elettronica ne è un esempio. Lo stesso vale per l’e-procurement. Di conseguenza, la gestione dei documenti deve tenere conto della rapida evoluzione della tecnologia. Ciò richiede la gestione delle versioni del software in cui vengono creati e archiviati i documenti elettronici.