Documenti banca da conservare
Termine per la conservazione dei documenti pubblici
La documentazione di un’azienda può essere molto varia e spesso ci si chiede per quanto tempo debba essere conservata. In questo articolo raccoglieremo i termini più rilevanti che le aziende devono rispettare nella conservazione della documentazione.
Tuttavia, questo periodo può essere interrotto da qualsiasi azione dell’AET o del contribuente stesso, quindi è necessario verificare se il periodo di prescrizione è stato interrotto. Inoltre, è necessario tenere conto di altre considerazioni e scadenze:
Le aziende si assumono tutte le responsabilità derivanti dalla loro attività, che possono essere rivendicate in futuro da terzi. Pertanto, è nel loro interesse conservare, durante questo periodo, i documenti che supportano le loro azioni.
Memorizzazione o accesso tecnico utilizzato esclusivamente a fini statistici anonimi. In assenza di una richiesta, di un’adesione volontaria da parte del vostro fornitore di servizi Internet o di registrazioni aggiuntive da parte di terzi, le informazioni memorizzate o recuperate esclusivamente a questo scopo non possono essere utilizzate per identificare l’utente.
Le persone che non sono obbligate a tenere una contabilità devono conservare al proprio domicilio, a disposizione delle autorità, tutta la documentazione relativa all’osservanza delle disposizioni fiscali.
Nel caso di verbali in cui viene registrata la fusione o la scissione di società, essi devono conservare anche le situazioni patrimoniali, i prospetti delle variazioni del patrimonio netto e le carte di lavoro per la determinazione del conto dell’utile fiscale e del conto del conferimento di capitale, corrispondenti all’esercizio immediatamente precedente e successivo a quello in cui è stata effettuata la fusione o la scissione.
Nel caso di certificati emessi o ricevuti da persone giuridiche ai sensi della Legge sull’imposta sul reddito in occasione della distribuzione di dividendi o utili, è necessario conservare anche gli estratti conto emessi dagli istituti finanziari in cui viene registrata questa situazione.
Le informazioni fornite dal contribuente possono essere utilizzate dalle autorità fiscali solo nel caso in cui la determinazione delle perdite fiscali non coincida con i fatti dichiarati nelle dichiarazioni presentate a tal fine.
In deroga alle disposizioni del paragrafo precedente, la procedura di controllo interno dell’ente obbligato può prevedere che la decisione sia preventivamente sottoposta all’esame dell’organo di controllo interno. In tal caso, l’organo di controllo interno adotterà la decisione a maggioranza e il senso e le ragioni del voto di ciascuno dei membri saranno espressamente registrati nel verbale.
Nei casi in cui la rilevazione della transazione derivi dalla comunicazione interna di un dipendente, agente o dirigente dell’ente, la decisione finale adottata in merito alla segnalazione o meno della transazione viene notificata all’informatore.
Prima dell’entrata in vigore del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR), i documenti contenenti dati personali di clienti, dipendenti o fornitori non avevano un termine di distruzione stabilito, ma dalla sua approvazione le aziende sono obbligate a stabilire una data a partire dalla quale questi documenti devono essere smaltiti in modo sicuro.
