Conservazione documenti persona deceduta

Cosa fare con l’archivio dei morti

e) Ciclo di vita del documento: Le diverse fasi attraverso le quali i documenti passano dal momento in cui vengono prodotti fino alla loro eliminazione secondo la procedura stabilita o, se del caso, alla loro conservazione permanente.

f) Calendario di conservazione: È lo strumento di lavoro risultante dal processo di valutazione documentaria, in cui viene registrato il periodo di tempo in cui i documenti devono rimanere in ciascuna delle fasi del ciclo di vita per la loro selezione, eliminazione o conservazione permanente e, se del caso, il metodo e la procedura per la selezione, l’eliminazione o la conservazione su un altro supporto.

(g) Identificazione: Si intende la fase del trattamento archivistico che consiste nella ricerca e nella sistematizzazione delle categorie amministrative e archivistiche su cui si basa la struttura di un fondo.

j) Metadati: i metadati sono qualsiasi descrizione standardizzata delle caratteristiche di un insieme di dati. Nel contesto del documento elettronico, qualsiasi tipo di informazione in forma elettronica associata ai documenti elettronici, di natura strumentale e indipendente dal loro contenuto, destinata alla conoscenza immediata e automatizzabile di alcune loro caratteristiche, con lo scopo di garantire la disponibilità, l’accesso, la conservazione e l’interoperabilità del documento stesso.

In linea di principio, potrebbe sembrare che vi sia un’incompatibilità tra la LOPD e leggi come la legge fiscale o la legge sulla prevenzione dei rischi professionali. Infatti, uno dei principi fondamentali nel campo della protezione dei dati è l’obbligo di cancellare le informazioni in possesso del Titolare del trattamento quando viene meno lo scopo per cui sono state raccolte. Questo è uno degli aspetti su cui si basa il cosiddetto “Principio della qualità dei dati” e anche uno degli aspetti più criticati della LOPD, nella misura in cui impone obblighi di controllo e aggiornamento delle informazioni che, nella loro formulazione letterale, sono quasi impossibili da rispettare. Esistono anche leggi che impongono di trattenere determinate informazioni per diversi motivi (obblighi fiscali, prescrizione di azioni civili o commerciali, ecc.) Pertanto, dalla lettura dell’art. 111 della Legge generale sulle imposte, si può dedurre che il datore di lavoro deve conservare determinate informazioni, in particolare quelle che hanno “rilevanza fiscale”.

Ne consegue che l’obbligo di cancellare i dati quando la finalità è venuta meno, come previsto dalla LOPD, deve essere inteso in ogni momento, fatti salvi gli altri obblighi che alcune leggi impongono al datore di lavoro.

Risoluzione del 12 gennaio 2022, risoluzione congiunta del Segretario di Stato per la Sicurezza e dell’Ufficio del Sottosegretario, che approva, rivede e aggiorna le regole di conservazione e autorizza l’eliminazione delle serie documentarie del Dipartimento.

Il 7 settembre 2021, la plenaria della Commissione per la classificazione dei documenti amministrativi del Ministero dell’Interno ha approvato otto proposte di parere e otto emendamenti ai pareri. Successivamente, li ha sottoposti alla Commissione superiore per la classificazione dei documenti amministrativi. Quest’ultimo ha espresso parere favorevole nella riunione del 28 settembre 2021, ed è ora necessario procedere alla loro adozione formale e pubblicazione.

In primo luogo, sei pareri si riferiscono a serie specifiche di documenti: Fascicoli di accreditamento del personale docente dei centri di formazione per la sicurezza privata (CSCDA 29/2021), fascicoli delle prove di selezione per guardia giurata, scorta privata e guardia esplosiva (CSCDA 30/2021), tessere e distintivi professionali (CSCDA 31/2021), Carte d’identità militari (CSCDA 32/2021), Autorizzazione del personale delle società di sicurezza privata (CSCDA 33/2021) e Autorizzazione, modifica e cancellazione delle società di sicurezza privata e delle loro deleghe per l’iscrizione nel registro della sicurezza privata (CSCDA 34/2021). In tutti i casi, questi pareri sono stati redatti con la collaborazione della Direzione Generale della Polizia e della Direzione Generale della Guardia Civile.