Come archiviare documenti cartacei ufficio
Come archiviare i documenti in una cartella
Durante la digitalizzazione, una delle prime cose da fare è prendersi cura dei documenti. Smetterete di avere un’enorme quantità di documenti ovunque, con il risparmio di spazio che questo comporta e la sicurezza in più che vi darà il non dover dipendere da un supporto fisico che potrebbe finire per degradarsi.
Esistono molti modi per organizzare un insieme di documenti digitali; quello giusto dipende soprattutto dal tipo di informazioni che trattate e dalle vostre esigenze. In generale, seguendo le linee guida del Portale ICT del Centro Europeo di Conoscenza per le Tecnologie dell’Informazione, le fasi che vi aiuteranno a organizzare i vostri archivi sono:
Di tutte queste fasi, forse la più importante è la terza. Il modo in cui si imposta la struttura determinerà il resto delle decisioni. Ogni azienda è un mondo diverso con le sue peculiarità, ma ci sono alcune raccomandazioni di base.
Volete sapere come possiamo aiutarvi a organizzare i vostri documenti digitali? Contattateci e vi consiglieremo la soluzione migliore per le vostre esigenze. Siamo a vostra disposizione!
Negli uffici di tutto il mondo ci saranno sempre raccoglitori ad anelli. È il prodotto di cancelleria scelto da molti per archiviare, organizzare e conservare i propri documenti. Anche in questo caso, come in tutti gli altri, esistono delle alternative, ad esempio le cartelle sospese. Ma oggi parleremo dei raccoglitori ad anelli.
Ma non perdiamoci d’animo. In quelli alfabetici, come nel resto dei divisori, è presente una pagina di indice. Il frontespizio. Qui è possibile, se necessario, annotare il contenuto di ogni sezione. Naturalmente, in quelli colorati, questo primo foglio è più importante.
Come ho già detto, è su questi divisori che il foglio indice risplende in tutto il suo splendore. Sì, il foglio di copertina. Che è quella che userete per scoprire cosa si nasconde sotto ogni colore. Perché, ovviamente, a meno che i punti salienti non siano etichettati, non avrete nessun altro indizio sui reparti.
Scaffali pieni di schedari e documenti archiviati qua e là. Quando si ha bisogno di trovarne uno, dove si trova? Anche lo sfondo del desktop del computer era ingombro di decine di file e documenti con nomi ripetuti. Cartelle con sottocartelle e, all’interno, altre cartelle.
Questa situazione probabilmente vi suona familiare e, purtroppo, l’avete vissuta anche voi. È ora di porvi fine! Oggi vi spiegheremo come organizzare i documenti di un’azienda nel modo più semplice, con il quale potrete lavorare in modo più efficace e produttivo. Iniziamo!
Le nuove tecnologie ci hanno permesso di informatizzare gran parte della documentazione di qualsiasi azienda o impresa… Ma come organizzare i documenti di un’azienda su un computer in modo che non regni il caos?
Pertanto, se create un nuovo documento, salvatelo direttamente nella cartella corrispondente e non lasciatelo sul desktop pensando di farlo in un altro momento. Perché c’è un segreto: quel momento non arriva quasi mai…
